Non sono affatto un esperto di organizzazione del lavoro.
Ma negli anni ho sviluppato una mia personale checklist per rendere più proficue le riunioni.
I punti quindi non sostituiscono le “best practice” presenti in letteratura sul meeting perfetto (del tipo assegnare all’incontro un obiettivo chiaro, e cose simili), che rimangono valide.
Sono solo 5 accorgimenti tra quelli che mi sono risultati più utili.
Eccoli:
Table of Contents
1. Stabilisci un orario di fine
Basta riunioni fiume che vanno avanti ad oltranza!
Per quanti argomenti ci siano all’ordine del giorno, stabilisci subito un orario di fine e imponiti di stare entro i limiti (a proposito: avevi mandato per tempo un’agenda a tutti i partecipanti, vero?)
2. Prendi appunti, e prendili bene!
Oppure nomina una persona all’inizio del meeting che avrà il compito di :
– stilare una minuta SCHEMATICA (non prolissa)
– rileggerla con tutti a fine meeting per verificare che contenga i punti essenziali
– distribuirla a tutti i partecipanti dopo il meeting (entro l’indomani, non due settimane dopo!)
Nota a latere:
più passa il tempo più mi sembra che le giovani leve siano refrattarie alla presa di appunti. Oltre al voto di Condotta, a scuola dovrebbero mettere un voto in Presa di Appunti, e farlo contare pesantemente sulla media.
3. Usa il Metodo BASTA CRITICHE
Funziona così:
quando qualcuno propone qualcosa, è vietato commentare con una critica, positiva o negativa che sia: chiunque voglia commentare qualcosa, deve farlo con un SUGGERIMENTO CREATIVO, ovvero proponendo una sua versione.
Faccio un esempio:
In riunione Luca presenta una nuova landing page per generare lead il cui titolo è:
“Nuovo metodo per aumentare gli ordini”
Stefano non può dire:
“Secondo me sarebbe ancora migliore se il titolo fosse più specifico”
perché questa, seppur travestita da suggerimento, è in realtà una critica.
E Anna non può dire:
“Bene, mi piace”
perché anche questa è una critica, seppur travestita da commento positivo.
Un SUGGERIMENTO CREATIVO consiste nel PROPORRE un’altra versione, tipo:
“Nuovo metodo per raddoppiare gli ordini”
oppure
“Nuovo metodo per raddoppiare gli ordini in 3 settimane”
oppure
“Come raddoppiare gli ordini col metodo ABC”
All’inizio è molto faticoso, perché rappresenta un cambio di approccio RADICALE che costringe tutti a dare un contributo creativo concreto.
Ma aiuta a far uscire dalla riunione idee migliori di quelle che sono entrate.
Per oggi mi fermo qui.
Domani gli ultimi due punti della checklist.
Se questo tipo di spunti di riflessione sono di tuo gradimento, sappi che sono uno dei tanti argomenti che potrai ritrovare, sviluppati approfonditamente, nei numeri della Newsletter del B2B Club, la newsletter cartacea mensile per il titolare di PMI e il manager di marketing o di vendita.
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