Ieri abbiamo visto i primi 3 punti della checklist per rendere le riunioni più proficue:
1. Stabilisci un orario di fine 
2. Prendi appunti, e prendili bene!
3. Usa il metodo BASTA CRITICHE
Ora passiamo agli ultimi due:
Table of Contents
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4. Assegna i compiti a casa
Quasi sempre l’esito della riunione deve essere una lista di cose da fare e di obiettivi da conseguire entro una certa data.
Quindi l’output della riunione, presente in fondo alla minuta (v. punto 2), deve essere una tabellina riepilogativa che contenga
:
– chi-fa-cosa
– quale risultato deve portare
– entro quando
A proposito del “entro quando”, lascia che sia la persona incaricata di svolgere quel compito ad assumersi l’impegno: quanto tempo ti occorre? entro quando pensi di ___?
Esempio tipico è quello delle previsioni nelle riunioni di vendita:
– quante trattative tra quelle che ci hai appena elencato pensi di chiudere?
– ne sei proprio sicuro?
– entro quando?
Se non crei questa tabellina, qualcosa nella riunione non ha funzionato.
Possibile che sia stata una riunione senza un seguito? che nessuno non abbia niente da fare? Mi pare strano…
5. Fatti un nodo al fazzoletto
Il quinto punto è il più diabolico di tutti.
Ma contribuisce a rendere le riunioni davvero proficue.
Consiste in un esercizio semplice semplice. Eppure, non so perché, ma l’ho visto applicare con metodo da pochissimi manager e imprenditori.
Ecco di cosa si tratta:
comincia la prossima riunione ripartendo dalla tabellina del chi-fa-cosa-quando della riunione precedente, e chiedi a ciascuno dei responsabili dei vari punti se abbia fatto quanto previsto, se abbia raggiunto il risultato, ecc.
Qualora non lo abbia fatto, chiedi spiegazioni. E riaggiorna la tabellina in vista della prossima riunione.
A nessuno fa piacere dover spiegare ogni volta perché non ha finito quello che lui stesso aveva assicurato che avrebbe sicuramente fatto.
Se avrai la costanza di fare questo esercizio ogni volta, l’uso congiunto di
tabellina chi-fa-cosa-quando + interrogazione nella riunione successiva
renderà i tuoi meeting uno strumento PRODUTTIVO, anziché un vaniloquio.
Però ricorda: la persistenza vince. Se smetti di farti il nodo al fazzoletto, ricomincia lo sbracamento generale.
Ok, finito con la checklist di 5 cose semplici per una riunione efficace.
Se vuoi una panoramica molto ben strutturata circa la gestione delle riunioni, ti consiglio un vecchio libro dal titolo emblematico: “La strategia del meeting”, di George David Kieffer, ed. Sperling & Kupfer. Spero sia ancora in stampa. (Altrimenti forse lo trovi usato su Amazon, il titolo originale era “The Strategy of Meetings”).
Per approfondimenti ulteriori sui temi più caldi del Marketing e della Vendita rimando alla Newsletter del B2B Club, la newsletter mensile per i titolari di PMI e i manager di marketing e vendita.
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