Invito eventi

Le campagne di invito eventi esistono dalla notte dei tempi, e sono state da sempre una classica attività di telemarketing affidata ai call center, oppure svolta direttamente dai venditori dell’azienda organizzatrice dell’evento (con somma gioia dei venditori stessi, costretti ad etichettare inviti e a fare estenuanti sessioni di recall telefonica…)

C’era una volta: perché l’invito eventi non funziona più come prima

Ma indipendentemente che sia svolto internamente o esternamente, oggi l’invito agli eventi non funziona più come una volta. Il rischio di organizzare eventi flop cui partecipano solo quattro gatti è altissimo e diventa sempre più alto ogni mese.

Perché?
Le motivazioni sono molteplici, e devono mettere in guardia sull’importanza di organizzare BENE l’evento.

Una volta bastava avere una scaletta dell’evento appena appena decente, inventare un omaggino, far stampare un invito, prendere il database clienti e stampare internamente le etichette, imbustare, postalizzare, richiamare gli invitati, farsi confermare che avrebbero presenziato…

… et voilà, l’evento era bello che organizzato.

Di solito all’evento partecipavano circa l’80% di quelli che avevano confermato. E inoltre si materializzavano dal nulla anche molte persone che avevano ricevuto l’invito, ma con le quali non eravamo riusciti a parlare al telefono.

Oggi non è più così.

Ecco le motivazioni:

• nell’era di internet e dei social, siamo tutti più informati su tutto. Anzi, siamo addirittura sovra-informati. Quindi partecipare ad un evento non è più così importante come prima
• inoltre questi referenti sono molto più impegnati di prima, per cui trovare il tempo di allontanarsi mezza giornata o un giorno intero dall’ufficio non è cosa banale
• le aziende tagliano i costi, e mandare un dipendente ad un evento costa. Ma non si tratta del costo dell’evento in sé: anzi, tutte queste nostre considerazioni valgono indifferentemente per eventi gratuiti o a pagamento. L’evento “costa” alle aziende perché il tempo del mancato lavoro della persona ha un costo aziendale, e perché costa l’eventuale rimborso spese (trasporto, vitto, alloggio)
• ultimo ma non ultimo, i referenti aziendali sono bombardati di inviti, e quindi è difficile far scegliere il NOSTRO evento

*

A questo punto supponiamo tu debba organizzare un seminario in un albergo. Oppure che tu voglia invitare clienti e potenziali clienti ad una Open House, ovvero un evento che terrai nella tua azienda.

Vuoi che la tua sala il giorno dell’evento abbia un sacco di sedie vuote, oppure che sia piena e con persone che restano in piedi?

La risposta è ovvia.

Ecco allora cosa devi fare per ottenere in modo sistematico l’obiettivo di avere la sala piena.

Come organizzare un evento che possa riempire la sala

In questa pagina ci soffermiamo solo sull’attività di invito all’evento. Tutto ciò che è a monte non è compito nostro (a meno che non faccia parte del nostro servizio anche questa consulenza e supporto).

Quindi, diamo qui per scontato:

• che il tema dell’evento sia di reale interesse per coloro che vuoi invitare
• che tu abbia un obiettivo chiaro: voglio che partecipino __X__ persone e aziende
• che tu abbia una lista di persone “in target”, ovvero sono davvero persone che, per il ruolo aziendale che ricoprono, possono essere interessate a quell’argomento
• che la dimensione di questa lista sia adeguata rispetto all’obiettivo numerico di __X__ partecipanti
• che tu abbia chiamato l’evento con un nome/titolo intrigante
• che la scaletta sia ricca di contenuti informativi utili per l’audience
• che i relatori siano d’appeal
• che la location sia facilmente raggiungibile
• che la durata dell’evento sia giusta
• che il giorno dell’evento sia stato scelto in modo accurato (niente sovrapposizioni con altri eventi, stagionalità giusta, etc.)

Insomma, bisogna che per il tuo target, partecipare o non partecipare all’evento faccia differenza.

Questi dunque sono i pre-requisiti indispensabili per differenziare il tuo evento rispetto ai tanti altri e renderlo appetibile al target che vuoi invitare.

(E ripetiamo: se vuoi possiamo assisterti anche su questa fase di “concept”, ma in questa pagina ci focalizziamo solo sulla parte di invito, assumendo che tutta questa fase progettuale preliminare sia già sotto controllo da parte tua).

E’ bene essere molto sinceri:

se non sussistono questi pre-requisiti, nessuna attività di invito eventi, anche se condotta dal nostro team in modo magistrale, potrà generare un numero soddisfacente di registrazioni all’evento.

Se invece i pre-requisiti sono soddisfatti, a questo punto entra in gioco l’attività di invito vera e propria.

Ecco il nostro metodo.

Il nostro metodo di invito eventi per avere la sala piena

Scordati di fare tutto come una volta: oggi l’invito ad eventi è un’attività multi-canale, multi-media.

Quindi occorrono:

• invito cartaceo tradizionale
  • da spedire nel solito modo e col giusto preavviso
• web marketing: inoltre bisogna predisporre un “invito digitale”
  • costituito almeno da una landing page
  • oppure se possibile addirittura da un mini-sito verticale, interamente dedicato all’evento
  • sulla landing page o mini-sito deve essere presente una quantità di informazioni per “vendere” l’evento
  • inoltre dev’esserci un modulo di registrazione online
• telemarketing:
  • bisogna chiamare più e più volte i giusti referenti, fino a raccogliere da ciascuno un sì od un no
• email marketing: 
  • bisogna predisporre una sequenza di email automatiche per invitare all’evento
  • continuare a sollecitare chi non si iscrive
  • e tenere in caldo e aumentare l’aspettativa di chi si è iscritto
• recall telemarketing:
  • in prossimità dell’evento, bisogna richiamare tutti i registrati per avere conferma della partecipazione
• follow-up digitale:
  • bisogna richiamare e continuare a contattare via email TUTTI i 3 segmenti (chi non si è registrato, chi si è registrato ma non ha partecipato, chi si è registrato e ha partecipato), coltivandoli con contenuti interessanti

*

Se ora pensi che l’invito eventi sia una cosa difficile, hai ragione.

E se sospetti che tutto questo nostro servizio costi di più del telemarketing banalotto che può offrirti qualunque call center, ha di nuovo ragione.

Ma pensa questo:

• qual è il costo per partecipante (tra location, catering, hostess, personale, attività di invito) di un evento flop cui partecipano 4 persone?
• qual è invece il costo per partecipante dello stesso evento, se le persone sono quelle che ti eri prefissato nel tuo obiettivo iniziale?
• e quanto business genera un evento con __X__ persone anziché con 4?

*

Vuoi affidarci l’invito al tuo prossimo evento?
Parla della tua esigenza con un nostro esperto: